O Brasil vem se recuperando de uma das suas mais severas crises econômicas, e como consequência um grande número de empresas encontram-se em dificuldades financeiras. O acesso ao crédito restrito, as altas taxas de juros e a insegurança das pessoas refletiu diretamente no caixa das empresas e prejudicou até mesmo aquelas com potencial de crescimento nas vendas e que pela falta de crédito não conseguiram capital suficiente para sustentar o seu fluxo financeiro.
Não há dúvidas de que a economia de um país afeta substancialmente as empresas inseridas no seu contexto. Entretanto, outros fatores são considerados determinantes para o insucesso dos negócios. Pesquisas do SEBRAE apontam que 50% das empresas fecham as portas antes de completarem quatro anos de atividade e entre os principais motivos estão a falta de planejamento, falta de capital, dificuldade de suportar o ciclo financeiro, perda de clientes e inadimplência.
Alguns destes fatores sempre estiveram presentes na história empresarial e outros vão surgindo com as transformações dos mercados e evolução tecnológica. Todos devem ser estudados em uma empresa que deseja obter sucesso, mas neste artigo iremos tratar do fator mais determinante no insucesso das empresas, pois é ele que historicamente que dá origem aos prejuízos.
Estamos falando dos custos e despesas fixas.
Matematicamente não é difícil de provar essa teoria, vejamos exemplo s seguir:
LO = R-[F+V(R)]
LO = Lucro Operacional
R = Receita Líquida
F = Custos e Despesas Fixas
V = Percentual de Custos e Despesas Variáveis
Suponhamos que uma empresa tenha auferido receitas líquidas na ordem de R$ 100.000, que tenha em custos e despesas variáveis, 75% de suas vendas. Isso quer dizer que cada real da sua receita traz uma contribuição de R$ 0,25 para a cobertura dos custos fixos, que por sua vez são de R$ 30.000, e para formação do lucro operacional. Aplicando a fórmula acima, temos:
LO = 100.000 – (30.000 + (75% x 100.000)
LO = 100.000 – (30.000 + 75.000)
LO = 100.000 – 105.000
LO = -5.000
Essa equação deixa claro que a origem do prejuízo são os custos e despesas fixas, pois não seria racional imaginarmos uma empresa que apurasse margem de contribuição negativa. Na verdade, nenhuma empresa subsiste com vendas que não cobrem sequer seus custos e despesas variáveis. Então, como a margem de contribuição é sempre positiva, os prejuízos ocorrem somente em virtude dos custos e despesas fixas e sem eles as empresas jamais teriam prejuízos. O pior que lhes poderia acontecer seria o lucro operacional ser nulo, caso elas não vendessem nada.
Entretanto, infelizmente algum custo fixo é inevitável e essa situação onde nunca ocorreriam prejuízos é totalmente irreal. O modelo chama a atenção para a importância fundamental dos custos e despesas fixas, pois são eles os “causadores” dos prejuízos, sendo, portanto, a variável estratégica a ser medida, controlada e minimizada.
Alguns métodos de formação de preço de venda corrigem esse erro, considerando percentual dos custos e despesas fixas como parte do preço de venda e de certa forma tratando-os como um fator variável em função das vendas.
Entretanto, o que vamos abordar não é a fórmula ou os métodos de custeio existentes, mas sim um conceito de gestão.
Muitas empresas já se movimentam buscando transformar custos e despesas fixas em variáveis. Algumas já consideram, em seus planos de negócios, a despesa com aluguel como uma despesa variável, remunerando o locatário em função do volume das suas atividades, diminuindo a sua exposição ao risco. Os gastos com agências de publicidade e até mesmo com pessoal também integram o rol de custos e despesas fixas, que em algumas empresas já acompanham o volume de atividade dos negócios.
O conceito de custo e despesa deveria sempre ser encarado pelos administradores como variáveis em função do volume de atividade das empresas. Não estamos dizendo que é possível eliminá-los, pois seria um utopia afirmar isso. Mas uma empresa que busca eliminar os riscos de ter prejuízos deveria estar constantemente agindo nesse sentido.
É preciso lembrar que a margem de contribuição ou lucro bruto dificilmente podem ser controlados pela empresa. Mesmo que reduza ao máximos seus custos variáveis, dificilmente conseguirá controlar o preço de venda, que por sua vez é uma variável, normalmente, controlada pelo mercado. Portanto, uma das atividades mais importantes da administração é concentrar-se no monitoramento constante e na minimização dos seus custos e despesas fixas.
As crises geralmente acontecem por uma falha no monitoramento da arquitetura operacional, em que os custos e despesas fixas perdem a proporcionalidade saudável em relação ao volume de atividade das empresas.
O que recomendamos é um modelo de controle de todos os custos e despesas fixas, determinando uma proporção para cada categoria de despesa em relação ao volume de vendas da empresa. Sempre que essa proporção aumentar, liga-se o sinal de alerta e busca-se entender o que ocorreu. Nesses casos, é comum ocorrer aumento desproporcional das despesas ou queda nas receitas, seja pela perda de clientes, pela concorrência, por produtos substitutos ou por sazonalidades momentâneas do mercado.
Para diminuir a exposição da empresa ao risco dos prejuízos, recomendamos a execução constante de três etapas:
1 – Implantação do Orçamento Base Zero (OBZ): O OBZ é uma importante ferramenta para entender os custos e despesas fixas de uma empresa, pois parte do princípio que todo e qualquer desembolso deve ser justificado de forma recorrente. Esse modelo orçamentário recebe o nome de “Base Zero” pois a cada período, pré-determinado pela empresa, todas as despesas devem ser zeradas do orçamento e o processo de justificativa começa novamente. Com a aplicação do OBZ a empresa passa a questionar de forma recorrente a importância de todas os custos e despesas e do seu volume para a atividade do negócio.
2 – Transformação dos custos e despesas fixas em variáveis: Tendo todos os desembolsos mapeados e aceitos pela administração, deve-se fazer a proporção do seu valor em relação ao volume de vendas da empresa, chegando-se a uma proporcionalidade saudável e que permita a empresa auferir os lucros desejados naquele momento.
3 – Acompanhamento periódico: Por fim, o monitoramento constante e a manutenção da proporcionalidade saudável definida na etapa anterior, corrigindo os desvios sempre que necessário.
Entender rapidamente os motivadores e buscar reestabelecer a proporcionalidade saudável dos custos e despesas fixas em relação ao volume de vendas, torna-se uma ação fundamental para evitar os prejuízos recorrentes. Se preparar para o pior, embora pareça uma visão pessimista, tem na verdade a visão de um gestor inteligente.
Ismael Santos – Consultor de Reestruturação de Empresas (CRO) na Resultadus Reestruturação e Performance
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